+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как оформить акт на списание документов с истекшим сроком хранения

Как оформить акт на списание документов с истекшим сроком хранения

Активировать демодоступ. Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс? В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации. Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам.

Акт об уничтожении документов

Активировать демодоступ. Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс? В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации. Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением. Именно поэтому все официальные бумаги хранятся в компании до истечения их сроков хранения.

Эти сроки определяются на законодательном уровне. Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации. Узнайте больше о сроках хранения официальных бумаг в организации. Утилизация служебных бумаг проводится ежегодно. Это обусловлено тем, что многие из них теряют свою актуальность и ценность по прошествии определенного срока. Данная процедура строго актируется и имеет ряд важных нюансов. Для того чтобы определить, какие бумаги подлежат утилизации, необходимо провести экспертизу их ценности.

В компании создают специальную экспертную комиссию, в состав которой включают не менее двух сотрудников. Состав комиссии утверждается приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, входят: представители структурных подразделений, юрист, главный бухгалтер, кадровый специалист и сотрудник, ответственный за архивное хранение. Цель оценки — удостовериться в том, что выделенная к утилизации документация не содержит актуальной и важной для компании информации и обладает завершенным сроком хранения.

Узнайте, какие виды документации подлежат уничтожению. Одной из причин утилизации официальных бумаг можно считать истечение срока их хранения. Руководствуясь номенклатурой дел организации, комиссия отбирает бумаги с истекшим сроком для утилизации и составляет акт о выделении документов к уничтожению. Как правило, список таких бумаг составляет лицо, осуществляющее процедуру утилизации. В него вносят полный перечень наименований, предназначенных к данной процедуре.

Обязательно должны быть даны отсылки к нормативно-правовой базе, являющейся основанием для утилизации. Акт утилизации необходимо утвердить у руководителя компании. Только после этого можно приступать к последнему этапу. После окончания процедуры факт ее завершения фиксируется экспертной комиссией, что подтверждается соответствующей отметкой. Бухгалтерская документация текущего характера обладает сроком временного хранения до 10 лет.

Ее не включают в архивный фонд, а хранят на местах, в соответствующих отделах. По истечении установленных сроков и проведения экспертизы ценности эти бумаги утилизируются. Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации. В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года.

В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год. В перечне на утилизацию приводят полный список ликвидируемых бумаг.

Кроме того, данный список можно отразить в отдельной описи , оформив ее как приложение. Каждое дело, помеченное отметкой ЭПК, подлежит полистному просмотру. Это необходимо, чтобы выявить бумаги постоянного срока хранения, которые могут быть в подшивке.

После этого дело выделяется к утилизации и включается в список. Акт уничтожения документов, не подлежащих хранению, составляется службой делопроизводства. После согласования его необходимо утвердить у руководителя компании, который несет ответственность за ее архивный фонд. В случае, когда организация считается источником комплектования муниципальных или государственных архивов, описи дополнительно необходимо направить на рассмотрение вышестоящей ЭПК.

Данный образец является типовой формой, и его можно использовать для учета официальной документации компании. Типовой бланк акта уничтожения документов состоит из двух частей: шапки и перечня официальных бумаг, предназначенных к утилизации. Основная часть представляет собой таблицу с перечислением заголовков утилизируемых дел или обобщенных заголовков групп.

В перечне указывают крайние даты служебных бумаг, объединенных в группу или дело. Приводят также номера описей дел, проиндексированных в соответствии с номенклатурой дел компании. Кроме того, фиксируют установленный срок хранения в соответствии с определенным перечнем. Она содержит наименование сторонней компании, сведения о количестве переданных ей архивных единиц и их суммарном весе, номер и дату оформления приемо-сдаточной накладной.

Если компания выполняет утилизацию своими силами, необходимо выпустить отдельный акт, подтверждающий фактическое уничтожение документации в полном объеме. Далее проставляется отметка о внесении изменений в описи дел с подписью ответственного сотрудника.

Гриф утверждения генеральным директором компании проставляется после заполнения первой части. Это дает руководителю возможность исключить из перечня те бумаги, которые попали туда по ошибке или все еще имеют некоторую ценность для предприятия. В акт необходимо внести подготовленные на утилизацию деловые бумаги, которые признаны утратившими практическое значение, а также те, срок хранения которых истек. Кроме них в перечень должны быть внесены:. Акт служит подтверждением того, что официальная документация не была утеряна или испорчена.

Он фиксирует факт физического уничтожения служебных бумаг в установленные законодательством сроки и свидетельствует о правильной организации архивной работы. Если он составляется в структурном подразделении, потребуется оформление двух экземпляров. Один из них передается в делопроизводственную службу, второй — хранится в делах подразделения. Срок хранения при этом не ограничен законодательно и считается постоянным. В случае если организацию будет закрыта или ликвидирована, ее руководитель обязан передать его в вышестоящие архивы: муниципальный или городской.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Новые правила оформления актов: образцы и примеры. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Уничтожение документов.

Акт об уничтожении документов. Темы: Уничтожение документов. Статьи по теме Способы уничтожения документов Акт о выделении документов к уничтожению: констатируем и обосновываем Генеральная уборка в офисе: уничтожение документов Как определяются к уничтожению документы с истекшим сроком Уничтожение секретных документов. Из статьи вы узнаете: как провести экспертизу ценности и принять решение об уничтожении документации; как правильно заполнить акт о выделении к уничтожению документов; как определить сроки хранения актов уничтожения документов.

Справка В ходе работы экспертная комиссия выполняет следующие процедуры: Проверка дел на предмет наличия бумаг с истекшим сроком хранения; Отбор документации, утратившей практическую ценность; Оформление протокола заседания комиссии ; Заполнение акта о выделении документов к уничтожению; Передача на утилизацию;.

Полезная статья: Читайте о правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документации в архивах. Справка В архивах организаций экспертиза ценности документации может быть проведена в двух случаях: при подготовке к передаче дел в центральные архивы; при выделении дел с истекшими сроками хранения;.

Полезная статья: Узнайте больше об организационных и практических вопросах деятельности архива юридического лица. Справка Шапка содержит следующие сведения: Наименование организации; Название и идентификационный номер; Гриф утверждения; Сведения об основаниях для проводимых процедур ссылка на перечни документов с указанием сроков их хранения ;.

Полезная статья: Читайте о перечнях типовых управленческих документов в делопроизводстве организации. Важное в октябре Как погасить конфликт с шефом, чтобы не разругаться окончательно 10 перечней, которые упростят вашу работу с документами Как правильно подать чай и кофе и каких ошибок важно избегать Что вы должны знать о печатях и штампах, чтобы организовать работу с ними Работодателей обяжут открывать в компании здравпункты Уничтожать персональные данные будут по новым правилам Как предвосхищать потребности руководителя и действовать на опережение.

Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма?

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос. Статьи по теме. Способы уничтожения документов. Акт о выделении документов к уничтожению: констатируем и обосновываем. Генеральная уборка в офисе: уничтожение документов. Как определяются к уничтожению документы с истекшим сроком. Уничтожение секретных документов. Вопросы по теме.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Во время деятельности компании количество бумаг стремительно растет, а своевременное списание документов и их последующее уничтожение предотвращает хранение неактуальной документации. Согласно типовому перечню, хозяйственные и некоторые кадровые документы хранить нужно 5 лет. После того как срок хранения документации истекает, бумаги подлежат уничтожению. Списание документов проводится по определенной схеме. Порядок уничтожения документации нарушать не рекомендуется. Этот порядок един для документации и в бумажной, и в электронной форме.

Как сделать акт списания документов с истекшим сроком хранения правильно?

Бухгалтер широкого профиля с летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Акт на списание бланков строгой отчетности (БСО) ИП

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению. В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации 1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения свыше 10 лет должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации.

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения: кто занимается, как составить акт?

Каждая компания во время работы создает огромное количество документации, которая должна храниться разное количество времени в зависимости от своей значимости и особенностей. Для этого обычно формируется архив, но даже он может переполняться, поэтому важно знать, когда можно уничтожать документацию, а также каким образом данный процесс совершается. Имеются некоторые виды документов, которые являются неприкосновенными, поэтому они должны иметься в компании всегда и в оптимальном виде, поэтому их уничтожение не допускается. При этом не имеет значения, в какой сфере деятельности работает организация, а также каков ее размер, так как все правила являются одинаковыми для каждой фирмы. Любая причина должна подтверждаться документально, так как если работники ФНС обнаружат отсутствие необходимой документации в компании, то если не будет доказательств объективных причин такой ситуации, то это может стать привести к наложению значительного штрафа.

Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

.

Оформляем акты на уничтожение документов

.

Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких Документам с истекшим сроком хранения, выделенным из данного дела.

Уничтожение документов

.

Образец акта об уничтожении документов

.

.

Как составляется акт списания документов: 5 основных способов

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. quisecmont

    Оборотни позорящие погоны Российского офицера!

  2. Борислава

    І ще торт це потенційна загроза, особливо, якщо домашня якась кухарка заробляє гроші, здираючі їх з батьків. Якщо хочуть їсти, то відповідно це треба робити не в школі, а в кафе. Поки що здаватєлям грошей щастило і нікого не госпіталізували після цих кулінарних шедеврів абсолютно некорисних для здоров'я тортів.